La comptabilité : à quoi ça sert?

Septembre 2021

Denis Boies est agronome-agroéconomiste et enseigne en gestion agricole à l'ITA, campus de La Pocatière. Il a conseillé les syndicats de gestion agricole et agit comme juge à l'Ordre du Mérite agricole. Il a remporté en 2008 une Mention d'honneur de l'Association québécoise de pédagogie collégiale.

crédit photo: ITA de Lapocatière

La comptabilité n’est pas utile que pour les remboursements de TPS et de TVQ. Elle permet d’avoir les données économiques et financières réelles et actuelles de l’entreprise.

La comptabilité : est-ce utile?

Pour faire de la gestion d’entreprise afin d’en assurer le développement harmonieux, ça prend des chiffres. Quoi de mieux que vos chiffres à vous? Ainsi vous prendrez des décisions éclairées. Une prise de décision en fonction de données de références peut biaiser les résultats attendus. Si elle est basée sur vos données d’entreprise, le résultat sera plus précis et appuyé par des faits bien concrets. Pour connaître votre coût de production, votre seuil de rentabilité, votre rentabilité financière, votre fonds de roulement et autres, la comptabilité est essentielle.

Liste de comptes?

Le logiciel de comptabilité, le comptable, votre conseiller en gestion vous proposent une liste de comptes à intégrer à votre système comptable, laquelle choisir? Celle qui répond le mieux à vos besoins et avec laquelle vous serez à l’aise. C’est comme n’importe quel achat, vous devez définir vos besoins. Plus vous voulez faire de la gestion pointue et plus votre charte de comptes sera détaillée. De plus, afin d’aller plus loin dans votre gestion d’entreprise, vous choisirez un logiciel de comptabilité dans lequel vous pouvez entrer les quantités. Certains outils comme Aleop permettent de faire une gestion en temps réel et non sur le passé.

Comptabilité de caisse ou d’exercice?

Dans un premier temps, expliquons la différence entre les deux. La comptabilité de caisse entre les données au moment où elles affectent l’encaisse de l’entreprise. Quant à la comptabilité d’exercice, les transactions sont effectuées au moment où elles sont effectuées.

Exemple : vous vendez des céréales le 15 décembre 2021 et le client vous paie par dépôt direct le 15 janvier 2022. Votre fin d’année financière est le 31 décembre 2021.

En comptabilité de caisse, la vente de céréales sera inscrite le 15 janvier 2022, alors qu’en comptabilité d’exercice, elle le sera le 15 décembre 2021 (compte à recevoir).

Lequel des 2 types de comptabilité doit-on prioriser?

La comptabilité d’exercice donne un meilleur portrait financier de l’entreprise, elle doit donc être priorisée. Avec ce type de comptabilité, les revenus seront dans la même année financière que les dépenses qui y sont associées. De plus, les chèques et les dépôts en circulation seront comptabilisés, ce qui donne une image plus réelle de la situation financière de l’entreprise. En comptabilité de caisse et une fin d’année financière au 31 décembre 2021, pour l’exemple précédent, les revenus des céréales seront dans l’exercice financier 2022 et les dépenses pour produire ces céréales, dans l’exercice 2021.

Il peut arriver que la comptabilité de caisse réponde aux besoins de certaines entreprises (peu ou pas de comptes à payer ou à recevoir, peu de transactions…). En fin d’année financière, le comptable transformera cette comptabilité en exercice pour la réalisation des états financiers.

Est-ce nécessaire de tenir sa comptabilité, soit même?

Pas nécessairement, l’important est de faire un suivi étroit. Il est alors plus facile de le faire quand on fait soi-même la comptabilité. Cependant, si vous la faites faire par une tierce personne qui n’est pas impliquée dans l’entreprise et que vous avez et comprenez les informations fréquemment, c’est aussi valable. L’important est d’en tenir une qui répond à vos besoins et que vous la compreniez bien. La gestion quotidienne de votre entreprise doit être basée sur des données à jour qui vous sont propres et qui sont disponibles en tout temps et ce, peu importe, qui tient la comptabilité.

Pour conclure, la gestion est un outil aussi puissant que la fiabilité des données sur lesquelles elle s’appuie.  Ainsi, une comptabilité détaillée et actuelle vous permettra de vous faciliter la vie dans la gestion de votre entreprise. Vos décisions seront basées sur des faits et non sur votre pif, ce qui favorisera un avenir meilleur pour vous et votre entreprise.